Chính Sách Xuất Hóa Đơn VAT

Trường Phú hỗ trợ lập và cung cấp hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) điện tử theo quy định áp dụng đối với các giao dịch bán hàng, đáp ứng nhu cầu hạch toán, kê khai và quản lý chứng từ của khách hàng doanh nghiệp, nhà máy, nhà thầu và các đơn vị sản xuất.

Để hạn chế sai sót, khách hàng có nhu cầu nhận hóa đơn vui lòng cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin xuất hóa đơn ngay từ thời điểm đặt hàng hoặc trước khi hóa đơn được lập.

Đối với các đơn hàng số lượng lớn, giao hàng nhiều đợt hoặc thanh toán theo công nợ, Trường Phú phối hợp với khách hàng trong việc đối chiếu đơn hàng, chứng từ giao nhận và thông tin hóa đơn theo thỏa thuận của từng giao dịch.

1. Phạm Vi Áp Dụng Chính Sách Xuất Hóa Đơn

Chính sách này áp dụng đối với khách hàng mua các sản phẩm do Trường Phú cung cấp, bao gồm:

Bulong, ốc vít và các loại chi tiết liên kết.
Nhôm định hình.
Lò xo công nghiệp.
Bản lề, tay nắm và phụ kiện cửa.
Vòng bi và phụ kiện truyền động.
Vật tư ngành nước.
Vật tư đóng gói.
Các nhóm vật tư công nghiệp khác do Trường Phú phân phối.

Hóa đơn được lập căn cứ vào giao dịch thực tế, thông tin đơn hàng và quy định pháp luật về hóa đơn, thuế đang áp dụng tại thời điểm phát sinh.

2. Hình Thức Hóa Đơn

Trường Phú thực hiện lập hóa đơn điện tử đối với các giao dịch thuộc trường hợp phải lập hóa đơn theo quy định.

Hóa đơn điện tử sau khi được lập có thể được gửi đến khách hàng thông qua:

Email đăng ký nhận hóa đơn.
Hệ thống cung cấp hóa đơn điện tử.
Kênh điện tử phù hợp khác.
Nhân viên phụ trách đơn hàng trong trường hợp cần hỗ trợ tra cứu.

Khách hàng nên cung cấp địa chỉ email đang hoạt động để tránh thất lạc thông tin khi hóa đơn được phát hành.

Hình thức lập và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng

3. Thông Tin Khách Hàng Cần Cung Cấp

Đối với khách hàng doanh nghiệp có nhu cầu xuất hóa đơn, vui lòng cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết trước khi lập hóa đơn.

Thông tin cơ bản bao gồm:

Tên doanh nghiệp/đơn vị.
Mã số thuế.
Địa chỉ theo thông tin đăng ký hợp lệ.
Email nhận hóa đơn điện tử.
Thông tin người phụ trách kế toán hoặc mua hàng nếu cần đối chiếu.
Các thông tin khác có liên quan đến giao dịch nếu được yêu cầu.

Khách hàng cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi cho Trường Phú.

4. Yêu Cầu Về Tính Chính Xác Của Thông Tin Xuất Hóa Đơn

Thông tin khách hàng cung cấp cần thống nhất với thông tin đăng ký và hồ sơ giao dịch có liên quan.

Đặc biệt cần kiểm tra:

Chính xác tên doanh nghiệp.
Chính xác mã số thuế.
Chính xác địa chỉ.
Chính xác email nhận hóa đơn.
Thông tin đơn vị mua hàng phù hợp với giao dịch thực tế.

Đối với doanh nghiệp có chi nhánh, địa điểm kinh doanh hoặc nhiều đơn vị phụ thuộc, khách hàng nên xác nhận rõ đơn vị nào là bên mua và thông tin nào cần thể hiện trên hóa đơn trước khi Trường Phú lập hóa đơn.

Yêu cầu về tính chính xác của thông tin xuất hóa đơn

5. Khách Hàng Nên Thông Báo Nhu Cầu Xuất Hóa Đơn Khi Nào?

Để việc xử lý chứng từ thuận lợi, khách hàng nên cung cấp thông tin xuất hóa đơn ngay khi đặt hàng hoặc trong quá trình xác nhận đơn hàng.

Đặc biệt đối với khách hàng doanh nghiệp, nên gửi thông tin trước khi:

Hàng được xuất kho.
Hoàn tất giao nhận.
Kết thúc đợt giao hàng.
Đến thời điểm lập hóa đơn theo quy định áp dụng cho giao dịch.

Việc cung cấp thông tin sớm giúp Trường Phú hạn chế sai sót và giảm thời gian phải xử lý điều chỉnh sau khi hóa đơn đã được lập.

6. Thời Điểm Lập Hóa Đơn

Hóa đơn được Trường Phú lập theo thời điểm quy định của pháp luật về hóa đơn và thuế áp dụng đối với từng giao dịch, căn cứ vào tính chất bán hàng, giao nhận và các điều kiện liên quan.

Do đó, thời điểm lập hóa đơn không mặc nhiên được xác định theo một khoảng cố định như 1 ngày, 2 ngày hoặc 3 ngày sau khi khách hàng yêu cầu.

Đối với từng đơn hàng cụ thể, bộ phận phụ trách sẽ căn cứ vào:

Thời điểm phát sinh giao dịch.
Thời điểm giao hàng theo trường hợp áp dụng.
Chứng từ giao nhận.
Hợp đồng.
Tiến độ cung ứng.
Các quy định về hóa đơn đang có hiệu lực.

để thực hiện lập hóa đơn phù hợp.

7. Thời Gian Gửi Hóa Đơn Điện Tử Cho Khách Hàng

Sau khi hóa đơn được lập hợp lệ, Trường Phú sẽ gửi thông tin hóa đơn đến khách hàng qua email hoặc kênh điện tử phù hợp.

Thời gian xử lý/gửi hóa đơn nội bộ: [CẦN XÁC NHẬN – VÍ DỤ TRONG NGÀY HOẶC TRONG VÒNG 1 NGÀY LÀM VIỆC SAU KHI HÓA ĐƠN ĐƯỢC LẬP].

Nếu khách hàng chưa nhận được hóa đơn sau thời gian dự kiến, vui lòng kiểm tra:

Hộp thư đến.
Thư rác/Spam.
Địa chỉ email đã cung cấp.

Sau đó liên hệ Trường Phú để được kiểm tra và gửi lại khi cần thiết.

8. Xuất Hóa Đơn Đối Với Đơn Hàng Giao Một Lần

Đối với đơn hàng được cung cấp và giao nhận một lần, hóa đơn sẽ được lập dựa trên giao dịch thực tế và thời điểm phải lập hóa đơn theo quy định.

Nội dung hóa đơn được đối chiếu với:

Tên sản phẩm.
Số lượng.
Đơn giá.
Thành tiền.
Thuế suất áp dụng.
Thông tin người mua.
Các nội dung liên quan khác.

Khách hàng nên kiểm tra lại thông tin đơn hàng trước khi hoàn tất quá trình giao nhận.

9. Xuất Hóa Đơn Đối Với Đơn Hàng Dự Án

Các đơn hàng dự án có thể phát sinh nhiều đợt giao vật tư trong thời gian dài.

Tùy theo hợp đồng và tính chất giao dịch, hóa đơn có thể được xử lý theo:

Từng đợt giao hàng.
Từng hạng mục.
Từng giai đoạn cung ứng.
Tiến độ thực hiện hợp đồng.
Cách thức khác phù hợp với giao dịch và quy định pháp luật.

Nội dung cụ thể nên được hai bên thống nhất ngay khi ký hợp đồng hoặc xác nhận kế hoạch cung ứng.

10. Xuất Hóa Đơn Đối Với Đơn Hàng Công Nợ

Đối với khách hàng doanh nghiệp được áp dụng chính sách công nợ, việc chưa thanh toán toàn bộ giá trị đơn hàng không đồng nghĩa với việc hóa đơn chỉ được lập khi công nợ đã được thanh toán.

Trường Phú thực hiện lập hóa đơn căn cứ vào giao dịch thực tế và quy định hiện hành, đồng thời quản lý khoản phải thu theo Chính sách thanh toán và thỏa thuận công nợ giữa hai bên.

Thông tin hóa đơn cũng là một trong những căn cứ phục vụ quá trình:

Đối chiếu giao dịch.
Đối chiếu công nợ.
Kiểm tra số lượng hàng đã giao.
Kiểm tra giá trị thanh toán.
Xử lý các chênh lệch nếu phát sinh.

11. Đối Chiếu Nội Dung Hóa Đơn

Khi nhận được hóa đơn điện tử, khách hàng nên kiểm tra ngay các nội dung chính.

Bao gồm:

Tên đơn vị mua hàng.
Mã số thuế.
Địa chỉ.
Tên hàng hóa.
Đơn vị tính.
Số lượng.
Đơn giá.
Thành tiền.
Thuế suất.
Tiền thuế.
Tổng giá trị thanh toán.
Các thông tin liên quan khác trên hóa đơn.

Nếu phát hiện sai sót, khách hàng nên thông báo cho Trường Phú trong thời gian sớm nhất để được kiểm tra.

12. Xử Lý Khi Thông Tin Hóa Đơn Có Sai Sót

Trong trường hợp hóa đơn đã lập có thông tin chưa chính xác, Trường Phú sẽ kiểm tra loại sai sót và thực hiện phương án xử lý phù hợp với quy định về hóa đơn điện tử đang có hiệu lực.

Tùy vào nội dung sai, phương án xử lý có thể khác nhau.

Các trường hợp thường cần kiểm tra gồm:

Sai tên người mua.
Sai địa chỉ.
Sai mã số thuế.
Sai tên hàng hóa.
Sai số lượng.
Sai đơn giá.
Sai giá trị.
Sai thuế suất.
Sai tiền thuế.
Các nội dung khác trên hóa đơn.

Không phải mọi sai sót đều được xử lý bằng cùng một phương thức. Trường Phú sẽ căn cứ vào loại sai sót cụ thể để thực hiện thông báo, điều chỉnh, thay thế hoặc phương thức xử lý khác theo quy định tại thời điểm phát sinh.

Xử lý và điều chỉnh thông tin hóa đơn khi phát hiện sai sót

13. Thời Gian Thông Báo Khi Phát Hiện Sai Hóa Đơn

Khách hàng nên phản hồi ngay khi phát hiện hóa đơn có sai sót để quá trình kiểm tra và xử lý được thực hiện sớm.

Thời gian tiếp nhận xử lý nội bộ của Trường Phú: [CẦN XÁC NHẬN SỐ NGÀY LÀM VIỆC].

Mốc trên chỉ nên được hiểu là thời gian phục vụ khách hàng của Trường Phú, không thay thế các thời hạn hoặc thủ tục bắt buộc theo quy định pháp luật về hóa đơn và thuế.

14. Quy Trình Yêu Cầu Kiểm Tra Hoặc Điều Chỉnh Hóa Đơn

Khi phát hiện hóa đơn có vấn đề, khách hàng có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Liên hệ Trường Phú

Thông báo cho nhân viên kinh doanh hoặc bộ phận phụ trách qua hotline 0989 209 898.

Bước 2: Cung cấp thông tin hóa đơn

Khách hàng nên gửi:

Số hóa đơn.
Ngày lập hóa đơn.
Tên doanh nghiệp.
Mã số thuế.
Nội dung đang bị sai.
Thông tin chính xác cần đối chiếu.

Bước 3: Trường Phú kiểm tra

Bộ phận phụ trách sẽ đối chiếu:

Đơn đặt hàng.
Báo giá.
Phiếu giao hàng.
Hợp đồng nếu có.
Thông tin khách hàng đã cung cấp.
Dữ liệu hóa đơn.

Bước 4: Xử lý theo trường hợp cụ thể

Sau khi xác định nội dung sai, Trường Phú thực hiện phương án xử lý hóa đơn phù hợp với quy định hiện hành và thông báo lại cho khách hàng.

15. Trường Hợp Khách Hàng Cung Cấp Sai Thông Tin

Khách hàng có trách nhiệm cung cấp chính xác thông tin xuất hóa đơn.

Nếu khách hàng cung cấp sai:

Tên doanh nghiệp.
Mã số thuế.
Địa chỉ.
Thông tin đơn vị mua hàng.
Email nhận hóa đơn.

và hóa đơn đã được lập theo đúng dữ liệu khách hàng gửi, việc xử lý sau đó có thể cần thực hiện theo thủ tục điều chỉnh hoặc phương án phù hợp với quy định hiện hành.

Vì vậy, Trường Phú khuyến nghị khách hàng kiểm tra kỹ thông tin trước khi yêu cầu lập hóa đơn.

16. Thay Đổi Thông Tin Doanh Nghiệp

Nếu doanh nghiệp vừa thay đổi:

Tên công ty.
Địa chỉ trụ sở.
Mã số thuế trong trường hợp có thay đổi hợp lệ.
Thông tin đơn vị phụ thuộc.
Thông tin khác liên quan đến hóa đơn.

khách hàng cần cung cấp dữ liệu mới cho Trường Phú trước khi lập hóa đơn.

Không nên tiếp tục sử dụng thông tin cũ nếu dữ liệu doanh nghiệp đã được cập nhật theo quy định.

17. Hóa Đơn Và Thông Tin Đơn Đặt Hàng

Thông tin trên hóa đơn được lập dựa trên giao dịch thực tế và chứng từ liên quan.

Đối với đơn hàng doanh nghiệp, Trường Phú khuyến nghị thông tin giữa các tài liệu sau nên được thống nhất:

Báo giá.
Đơn đặt hàng.
Hợp đồng.
Phiếu giao hàng.
Biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu nếu có.
Hóa đơn.

Việc thống nhất dữ liệu giúp bộ phận kế toán hai bên dễ dàng đối chiếu và hạn chế phát sinh chênh lệch.

18. Hóa Đơn Đối Với Hàng Đổi Trả

Trong trường hợp khách hàng đổi hoặc trả hàng theo Chính sách đổi trả, việc xử lý hóa đơn liên quan sẽ được thực hiện căn cứ vào:

Tình trạng hàng hóa.
Số lượng trả lại.
Giá trị giao dịch thay đổi.
Hóa đơn đã được lập trước đó.
Thỏa thuận giữa hai bên.
Quy định về hóa đơn và thuế tại thời điểm xử lý.

Khách hàng doanh nghiệp nên phối hợp với bộ phận kế toán Trường Phú để đối chiếu đầy đủ chứng từ liên quan trước khi hoàn tất thủ tục.

19. Hóa Đơn Và Đối Soát Công Nợ

Đối với doanh nghiệp mua hàng thường xuyên, Trường Phú có thể phối hợp thực hiện đối chiếu định kỳ giữa:

Số lượng hàng đã giao.
Phiếu giao nhận.
Hóa đơn đã lập.
Giá trị đã thanh toán.
Số tiền còn công nợ.
Các khoản điều chỉnh nếu có.

Việc đối chiếu giúp cả hai bên kiểm soát chính xác số liệu và phát hiện sớm các chênh lệch.

20. Bảo Mật Thông Tin Hóa Đơn

Thông tin trên hóa đơn có thể bao gồm dữ liệu doanh nghiệp, thông tin giao dịch và các dữ liệu liên quan đến khách hàng.

Trường Phú sử dụng các thông tin này phục vụ cho:

Lập hóa đơn.
Quản lý giao dịch.
Đối chiếu thanh toán.
Quản lý công nợ.
Thực hiện nghĩa vụ kế toán và thuế.
Giải quyết vấn đề phát sinh từ đơn hàng.

Việc quản lý dữ liệu khách hàng được thực hiện theo Chính sách bảo mật thông tin khách hàng của Trường Phú và quy định pháp luật liên quan.

21. Trách Nhiệm Của Khách Hàng

Để việc xuất hóa đơn diễn ra thuận lợi, khách hàng vui lòng:

Cung cấp thông tin chính xác.
Kiểm tra thông tin trước khi gửi.
Thông báo nhu cầu xuất hóa đơn ngay khi đặt hàng.
Cung cấp email nhận hóa đơn đang hoạt động.
Kiểm tra hóa đơn sau khi nhận.
Phản hồi sớm nếu phát hiện sai sót.
Phối hợp cung cấp tài liệu đối chiếu khi cần điều chỉnh.

Đối với khách hàng doanh nghiệp, bộ phận mua hàng và kế toán nên thống nhất thông tin xuất hóa đơn trước khi gửi đơn đặt hàng.

22. Trách Nhiệm Của Trường Phú

Trường Phú có trách nhiệm:

Lập hóa đơn đối với giao dịch theo quy định áp dụng.
Sử dụng thông tin khách hàng đã được cung cấp để lập hóa đơn.
Gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng qua kênh phù hợp.
Hỗ trợ tra cứu khi khách hàng chưa nhận được hóa đơn.
Tiếp nhận yêu cầu kiểm tra sai sót.
Thực hiện điều chỉnh hoặc xử lý hóa đơn theo quy định khi cần thiết.
Phối hợp đối chiếu với khách hàng doanh nghiệp và khách hàng công nợ.

23. Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử

Khách hàng doanh nghiệp nên chủ động lưu trữ hóa đơn điện tử và các tài liệu liên quan đến giao dịch theo quy định nội bộ và nghĩa vụ pháp lý áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Các tài liệu nên được quản lý đồng bộ gồm:

Hóa đơn điện tử.
Hợp đồng.
Báo giá.
Đơn đặt hàng.
Phiếu giao hàng.
Chứng từ thanh toán.
Biên bản đối chiếu công nợ.
Các chứng từ điều chỉnh nếu có.

Điều này giúp việc kiểm tra, hạch toán và đối chiếu sau này thuận lợi hơn.

24. Chính Sách Đối Với Khách Hàng Doanh Nghiệp Và Dự Án

Đối với khách hàng doanh nghiệp, nhà máy và dự án có số lượng giao dịch lớn, Trường Phú chú trọng việc đồng bộ giữa đơn hàng, giao nhận, hóa đơn và công nợ.

Với các hợp đồng giao hàng nhiều lần, hai bên nên thống nhất ngay từ đầu:

Thông tin xuất hóa đơn.
Đầu mối kế toán.
Email nhận hóa đơn.
Cách thức giao nhận.
Cách thức đối chiếu.
Tiến độ thanh toán.
Các yêu cầu chứng từ riêng của dự án nếu có.

Việc thống nhất trước giúp hạn chế sai sót khi số lượng đơn hàng và chứng từ phát sinh nhiều.

25. Liên Hệ Hỗ Trợ Xuất Hóa Đơn VAT

Khách hàng có nhu cầu xuất hóa đơn VAT hoặc cần kiểm tra, đối chiếu thông tin hóa đơn vui lòng thông báo ngay khi đặt hàng.

Hotline: 0989 209 898

Khi liên hệ, khách hàng nên chuẩn bị:

Tên doanh nghiệp.
Mã số thuế.
Thông tin đơn hàng.
Số hóa đơn nếu cần kiểm tra hóa đơn đã lập.
Nội dung cần hỗ trợ.

Trường Phú hướng đến quy trình hóa đơn rõ ràng, chính xác và thuận tiện cho việc hạch toán, đối chiếu công nợ của khách hàng doanh nghiệp, đồng thời thực hiện việc lập và xử lý hóa đơn theo quy định pháp luật đang có hiệu lực.