Chính Sách Bảo Mật Thông Tin Khách Hàng

Trường Phú tôn trọng quyền riêng tư và cam kết bảo vệ thông tin cá nhân cũng như thông tin doanh nghiệp mà khách hàng cung cấp trong quá trình liên hệ tư vấn, yêu cầu báo giá, đặt hàng, giao nhận và sử dụng các dịch vụ liên quan.

Thông tin khách hàng chỉ được thu thập và sử dụng trong phạm vi cần thiết để phục vụ hoạt động giao dịch, cung cấp sản phẩm, chăm sóc khách hàng và thực hiện các nghĩa vụ liên quan theo quy định pháp luật.

Trường Phú áp dụng các biện pháp quản lý và kỹ thuật phù hợp nhằm hạn chế nguy cơ mất mát, sử dụng sai mục đích hoặc truy cập trái phép đối với dữ liệu khách hàng thuộc phạm vi quản lý của công ty.

1. Phạm Vi Áp Dụng Chính Sách Bảo Mật

Chính sách này áp dụng đối với thông tin khách hàng được Trường Phú tiếp nhận trong quá trình:

Khách hàng truy cập và gửi thông tin qua website.
Liên hệ hotline để tư vấn sản phẩm.
Gửi yêu cầu báo giá.
Trao đổi với nhân viên kinh doanh.
Đặt mua sản phẩm.
Ký kết hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
Yêu cầu xuất hóa đơn.
Nhận và giao hàng.
Yêu cầu bảo hành hoặc đổi trả sản phẩm.
Trao đổi thông tin kỹ thuật liên quan đến sản phẩm và dự án.
Tham gia các chương trình chăm sóc khách hàng nếu có.

Chính sách áp dụng đối với cả khách hàng cá nhân và người đại diện, nhân viên hoặc đầu mối liên hệ của khách hàng doanh nghiệp.

Phạm vi áp dụng chính sách bảo mật thông tin khách hàng

2. Những Thông Tin Trường Phú Có Thể Thu Thập

Tùy theo nhu cầu giao dịch và hình thức khách hàng liên hệ, Trường Phú có thể tiếp nhận một số thông tin cần thiết để phục vụ quá trình tư vấn và xử lý đơn hàng.

Thông tin liên hệ

Bao gồm:

Họ và tên.
Số điện thoại.
Địa chỉ email.
Địa chỉ nhận hàng.
Thông tin người nhận hàng.

Các thông tin này giúp Trường Phú liên hệ với khách hàng, xác nhận đơn hàng và tổ chức giao nhận.

Thông tin doanh nghiệp

Đối với khách hàng là doanh nghiệp, Trường Phú có thể tiếp nhận:

Tên doanh nghiệp.
Địa chỉ công ty.
Thông tin người phụ trách.
Số điện thoại và email liên hệ.
Thông tin cần thiết phục vụ lập đơn hàng, hợp đồng hoặc chứng từ.

Thông tin phục vụ xuất hóa đơn

Trong trường hợp khách hàng có nhu cầu xuất hóa đơn, Trường Phú có thể thu thập những thông tin cần thiết theo quy định, chẳng hạn:

Tên đơn vị.
Mã số thuế.
Địa chỉ đơn vị.
Email nhận hóa đơn.
Các thông tin khác cần thiết cho việc lập chứng từ theo quy định.

Thông tin về đơn hàng

Trường Phú có thể lưu trữ thông tin liên quan đến giao dịch như:

Sản phẩm khách hàng đã đặt.
Số lượng.
Quy cách sản phẩm.
Giá trị đơn hàng.
Thông tin giao nhận.
Lịch sử trao đổi liên quan đến đơn hàng.
Tình trạng bảo hành hoặc đổi trả nếu phát sinh.

Việc lưu lại thông tin giao dịch giúp Trường Phú có cơ sở đối chiếu khi khách hàng cần hỗ trợ sau bán hàng.

Thông tin và yêu cầu kỹ thuật

Đối với khách hàng doanh nghiệp, nhà máy hoặc dự án, quá trình tư vấn có thể phát sinh những thông tin như:

Mã sản phẩm đang sử dụng.
Kích thước vật tư.
Tiêu chuẩn kỹ thuật.
Vật liệu.
Cấp bền.
Điều kiện vận hành.
Số lượng dự kiến.
Bản vẽ hoặc thông số kỹ thuật do khách hàng cung cấp.

Những thông tin này được sử dụng để tư vấn và lựa chọn sản phẩm phù hợp với yêu cầu thực tế.

3. Mục Đích Thu Thập Và Sử Dụng Thông Tin

Trường Phú sử dụng thông tin khách hàng cho các mục đích trực tiếp liên quan đến hoạt động cung cấp sản phẩm và dịch vụ.

Tư vấn sản phẩm và báo giá

Thông tin liên hệ và yêu cầu kỹ thuật được sử dụng để:

Xác định đúng nhu cầu.
Tư vấn sản phẩm phù hợp.
Kiểm tra quy cách và thông số kỹ thuật.
Chuẩn bị báo giá.
Trao đổi về tiến độ cung ứng.

Xác nhận và xử lý đơn hàng

Thông tin khách hàng được sử dụng để:

Xác nhận sản phẩm đặt mua.
Xác nhận số lượng.
Kiểm tra địa chỉ giao hàng.
Liên hệ người nhận.
Chuẩn bị hàng.
Theo dõi quá trình giao nhận.

Xuất hóa đơn và chứng từ

Các thông tin liên quan đến doanh nghiệp và giao dịch có thể được sử dụng để lập hóa đơn, phiếu giao hàng, hợp đồng và các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng và quy định hiện hành.

Bảo hành và đổi trả sản phẩm

Trường Phú có thể sử dụng lịch sử đơn hàng và thông tin sản phẩm để xác minh nguồn gốc hàng hóa khi khách hàng yêu cầu:

Đổi hàng.
Trả hàng.
Bổ sung hàng thiếu.
Bảo hành.
Kiểm tra lỗi kỹ thuật.
Giải quyết các vấn đề phát sinh sau bán hàng.

Chăm sóc khách hàng

Thông tin liên hệ có thể được sử dụng để hỗ trợ khách hàng trong quá trình mua và sử dụng sản phẩm, bao gồm:

Phản hồi yêu cầu tư vấn.
Thông báo tình trạng đơn hàng.
Hỗ trợ kỹ thuật.
Giải đáp thắc mắc.
Tiếp nhận phản hồi về sản phẩm và dịch vụ.

Gửi thông tin giới thiệu hoặc chương trình ưu đãi

Trường Phú chỉ thực hiện việc gửi thông tin quảng bá, giới thiệu sản phẩm mới hoặc chương trình ưu đãi qua các kênh phù hợp khi có cơ sở hợp pháp và, trong trường hợp pháp luật yêu cầu, có sự đồng ý của khách hàng.

Khách hàng có thể yêu cầu ngừng nhận các nội dung tiếp thị không cần thiết.

Mục đích thu thập và sử dụng thông tin khách hàng

4. Nguyên Tắc Sử Dụng Thông Tin Khách Hàng

Trường Phú thực hiện xử lý thông tin khách hàng theo các nguyên tắc:

Thu thập thông tin phù hợp với mục đích giao dịch.
Chỉ sử dụng thông tin trong phạm vi cần thiết và phù hợp.
Không tự ý sử dụng thông tin cho mục đích không liên quan đến hoạt động đã thông báo hoặc không có căn cứ phù hợp.
Hạn chế quyền truy cập thông tin trong nội bộ theo nhu cầu công việc.
Thực hiện các biện pháp phù hợp để bảo vệ dữ liệu.
Cập nhật hoặc điều chỉnh thông tin khi có yêu cầu hợp lệ từ khách hàng.
Tuân thủ các nghĩa vụ về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành.

5. Phạm Vi Chia Sẻ Thông Tin

Trường Phú không bán, trao đổi hoặc chuyển giao thông tin cá nhân của khách hàng cho bên thứ ba để các đơn vị đó tự sử dụng cho mục đích thương mại không liên quan, khi không có căn cứ pháp lý phù hợp.

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện đơn hàng, một số thông tin cần thiết có thể được cung cấp cho các bên tham gia trực tiếp vào quá trình cung cấp dịch vụ.

Đơn vị vận chuyển

Trường Phú có thể cung cấp các thông tin cần thiết như:

Tên người nhận.
Số điện thoại.
Địa chỉ giao hàng.
Thông tin cần thiết cho việc giao nhận.

Việc cung cấp nhằm mục đích thực hiện việc vận chuyển và bàn giao hàng hóa đến khách hàng.

Đối tác cung cấp dịch vụ hỗ trợ

Trong trường hợp Trường Phú sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh, thông tin chỉ được chia sẻ trong phạm vi cần thiết để thực hiện công việc liên quan và phù hợp với quy định pháp luật.

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Trường Phú có thể cung cấp thông tin khi có yêu cầu hợp pháp từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc trong những trường hợp việc cung cấp thông tin là nghĩa vụ theo quy định pháp luật.

6. Cam Kết Bảo Vệ Thông Tin Khách Hàng

Trường Phú cam kết không chủ động tiết lộ thông tin khách hàng cho tổ chức hoặc cá nhân không liên quan khi không có căn cứ hợp pháp.

Trong phạm vi hệ thống và dữ liệu do mình quản lý, Trường Phú áp dụng các biện pháp quản lý và kỹ thuật phù hợp nhằm hạn chế:

Truy cập trái phép.
Sử dụng dữ liệu sai mục đích.
Thay đổi thông tin không được phép.
Tiết lộ dữ liệu ngoài phạm vi cần thiết.
Mất mát hoặc thất thoát thông tin.

Quyền tiếp cận dữ liệu trong nội bộ được giới hạn theo nhu cầu công việc và trách nhiệm của từng bộ phận.

Tuy nhiên, không có hệ thống lưu trữ hoặc truyền dữ liệu điện tử nào có thể đảm bảo loại bỏ hoàn toàn mọi rủi ro về an toàn thông tin. Trong trường hợp phát sinh sự cố, Trường Phú sẽ thực hiện các biện pháp xử lý phù hợp theo tính chất sự việc và quy định pháp luật áp dụng.

Cam kết bảo vệ và đảm bảo an toàn thông tin khách hàng

7. Thời Gian Lưu Trữ Thông Tin

Thông tin khách hàng được lưu trữ trong khoảng thời gian cần thiết để phục vụ mục đích đã thu thập, quản lý giao dịch, thực hiện nghĩa vụ sau bán hàng, giải quyết khiếu nại và đáp ứng các nghĩa vụ lưu trữ theo quy định pháp luật.

Thời gian lưu trữ cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào:

Loại thông tin.
Tính chất giao dịch.
Thời hạn hợp đồng.
Nghĩa vụ về hóa đơn, chứng từ và kế toán.
Nghĩa vụ bảo hành.
Yêu cầu giải quyết tranh chấp.
Quy định pháp luật liên quan.

Khi thông tin không còn cần thiết cho mục đích xử lý và không thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu tiếp tục lưu trữ, Trường Phú sẽ áp dụng phương án xử lý phù hợp theo quy định.

8. Quyền Của Khách Hàng Đối Với Thông Tin Cá Nhân

Trong phạm vi pháp luật cho phép và tùy từng trường hợp cụ thể, khách hàng có thể liên hệ Trường Phú để yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân của mình, chẳng hạn:

Kiểm tra thông tin đã cung cấp.
Yêu cầu cập nhật thông tin.
Yêu cầu chỉnh sửa thông tin không chính xác.
Yêu cầu ngừng nhận nội dung tiếp thị.
Yêu cầu hạn chế việc sử dụng thông tin trong trường hợp phù hợp.
Yêu cầu xóa dữ liệu khi đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật.
Thực hiện các quyền khác theo quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Một số yêu cầu có thể không được thực hiện ngay hoặc toàn bộ nếu thông tin cần tiếp tục được lưu giữ để thực hiện nghĩa vụ pháp lý, chứng từ kế toán, giải quyết tranh chấp hoặc các nghĩa vụ hợp pháp khác.

Trường Phú có thể yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin cần thiết để xác minh danh tính trước khi xử lý yêu cầu nhằm tránh việc thông tin bị thay đổi hoặc xóa bởi người không có thẩm quyền.

9. Bảo Mật Thông Tin Kỹ Thuật Của Khách Hàng Doanh Nghiệp

Đối với khách hàng doanh nghiệp và khách hàng dự án, ngoài thông tin liên hệ, quá trình giao dịch có thể phát sinh các tài liệu có tính chất kỹ thuật như:

Bản vẽ chi tiết.
Thông số sản phẩm.
Danh mục vật tư.
Mã hàng.
Yêu cầu về vật liệu.
Số lượng sản xuất.
Kế hoạch cung ứng hoặc tiến độ dự án.

Trường Phú hiểu rằng các thông tin này có thể liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất và kinh doanh của khách hàng.

Các tài liệu kỹ thuật do khách hàng cung cấp được sử dụng chủ yếu cho mục đích kiểm tra khả năng cung ứng, báo giá, lựa chọn sản phẩm, đặt hàng hoặc thực hiện các công việc đã được hai bên thống nhất.

Trường hợp khách hàng và Trường Phú có thỏa thuận bảo mật riêng hoặc điều khoản bảo mật trong hợp đồng, việc quản lý thông tin sẽ đồng thời tuân theo nội dung đã được hai bên thống nhất.

10. Thông Tin Liên Quan Đến Đơn Vị Vận Chuyển

Khi khách hàng yêu cầu giao hàng, một số dữ liệu cần thiết có thể được chuyển cho đơn vị vận chuyển để hoàn tất đơn hàng.

Thông tin được cung cấp thường giới hạn ở:

Họ tên người nhận.
Số điện thoại.
Địa chỉ giao hàng.
Thông tin cần thiết để xác định kiện hàng.

Việc chia sẻ này nhằm mục đích trực tiếp phục vụ giao nhận, không đồng nghĩa với việc Trường Phú cho phép đơn vị vận chuyển sử dụng thông tin khách hàng cho các mục đích độc lập khác ngoài phạm vi được phép.

11. Thông Tin Thanh Toán

Trường Phú chỉ thu thập hoặc tiếp nhận các thông tin thanh toán cần thiết để xác nhận giao dịch và đối chiếu đơn hàng.

Đối với giao dịch chuyển khoản, thông tin có thể bao gồm:

Tên người chuyển.
Nội dung chuyển khoản.
Giá trị giao dịch.
Thông tin giao dịch được ngân hàng hoặc khách hàng cung cấp.

Trường Phú không yêu cầu khách hàng cung cấp mật khẩu tài khoản ngân hàng, mã OTP, mã PIN hoặc các thông tin xác thực bí mật khác để xác nhận đơn hàng.

Khách hàng không nên gửi những thông tin bảo mật này cho nhân viên bán hàng hoặc qua các kênh liên hệ của Trường Phú.

12. An Toàn Khi Khách Hàng Trao Đổi Thông Tin

Khách hàng nên chủ động kiểm tra đúng kênh liên hệ trước khi cung cấp thông tin liên quan đến đơn hàng hoặc doanh nghiệp.

Đặc biệt, khách hàng không nên cung cấp cho bất kỳ cá nhân nào:

Mật khẩu.
Mã OTP.
Mã PIN.
Thông tin đăng nhập ngân hàng.
Các thông tin xác thực tài chính bí mật khác.

Nếu phát hiện có dấu hiệu giả mạo nhân viên Trường Phú hoặc yêu cầu cung cấp thông tin bất thường, khách hàng nên liên hệ trực tiếp hotline để xác minh.

13. Yêu Cầu Chỉnh Sửa Hoặc Xóa Thông Tin

Nếu khách hàng phát hiện thông tin đã cung cấp không chính xác hoặc muốn thực hiện quyền liên quan đến dữ liệu cá nhân, khách hàng có thể liên hệ Trường Phú để gửi yêu cầu.

Khi tiếp nhận, Trường Phú sẽ:

Xác minh thông tin của người yêu cầu khi cần thiết.
Kiểm tra dữ liệu liên quan đang được quản lý.
Xác định phạm vi yêu cầu.
Xử lý theo quy định pháp luật và điều kiện thực tế.
Phản hồi khách hàng qua kênh liên hệ phù hợp.

Việc xóa hoặc ngừng xử lý một số thông tin có thể bị giới hạn nếu dữ liệu cần được lưu trữ để đáp ứng nghĩa vụ pháp lý hoặc giải quyết các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch.

14. Thay Đổi Chính Sách Bảo Mật

Trường Phú có thể điều chỉnh hoặc cập nhật chính sách bảo mật để phù hợp với:

Thay đổi trong hoạt động kinh doanh.
Thay đổi phương thức tiếp nhận và xử lý thông tin.
Yêu cầu quản lý hệ thống.
Thay đổi của quy định pháp luật.

Nội dung cập nhật sẽ được công bố trên website hoặc thông qua hình thức phù hợp trong trường hợp cần thiết.

Khách hàng nên tham khảo phiên bản chính sách đang được công bố tại thời điểm giao dịch để nắm được cách thức Trường Phú xử lý thông tin.

15. Trách Nhiệm Của Trường Phú Đối Với Dữ Liệu Khách Hàng

Trong phạm vi trách nhiệm của mình, Trường Phú hướng đến việc:

Thu thập dữ liệu phù hợp với nhu cầu thực tế.
Sử dụng đúng mục đích.
Hạn chế việc chia sẻ không cần thiết.
Bảo vệ dữ liệu bằng các biện pháp phù hợp.
Tiếp nhận và xử lý yêu cầu hợp lệ của khách hàng.
Tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân có liên quan.

Đối với khách hàng doanh nghiệp, Trường Phú đồng thời chú trọng bảo vệ các thông tin giao dịch và tài liệu kỹ thuật được cung cấp trong quá trình báo giá, đặt hàng và triển khai dự án.

16. Liên Hệ Về Chính Sách Bảo Mật

Nếu có câu hỏi về việc thu thập, sử dụng hoặc bảo vệ thông tin, hoặc cần yêu cầu cập nhật, chỉnh sửa hay xử lý dữ liệu cá nhân, khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với Trường Phú.

Hotline: 0989 209 898

Trường Phú cam kết tiếp nhận thông tin một cách có trách nhiệm, sử dụng dữ liệu khách hàng đúng mục đích và thực hiện các biện pháp phù hợp nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng trong suốt quá trình giao dịch.