Chính Sách Kiểm Hàng Khi Nhận

Để đảm bảo quyền lợi của khách hàng và hạn chế sai sót trong quá trình giao nhận, Trường Phú khuyến khích khách hàng thực hiện kiểm tra hàng hóa ngay khi nhận, đặc biệt đối với các sản phẩm có yêu cầu kỹ thuật như bulong – ốc vít, vòng bi, lò xo công nghiệp, nhôm định hình và các chi tiết cơ khí.

Việc kiểm hàng giúp hai bên xác nhận sớm các vấn đề liên quan đến số lượng, chủng loại, quy cách, tình trạng bao bì và ngoại quan sản phẩm, từ đó xử lý nhanh nếu phát sinh giao thiếu, giao nhầm hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Chính sách này áp dụng cho cả khách hàng lẻ, khách hàng doanh nghiệp và đơn hàng dự án do Trường Phú cung cấp.

1. Phạm Vi Áp Dụng Chính Sách Kiểm Hàng

Khách hàng có thể kiểm tra hàng hóa tại thời điểm nhận đối với các sản phẩm do Trường Phú cung cấp như:

Bulong.
Ốc vít.
Ty ren.
Tán và long đền.
Nhôm định hình.
Phụ kiện nhôm.
Lò xo công nghiệp.
Vòng bi.
Phụ kiện truyền động.
Bản lề.
Tay nắm.
Vật tư ngành nước.
Vật tư đóng gói.
Các loại vật tư công nghiệp khác.

Việc kiểm tra được thực hiện dựa trên thông tin đơn đặt hàng, báo giá, phiếu giao hàng hoặc tài liệu đã được hai bên xác nhận.

2. Vì Sao Khách Hàng Nên Kiểm Hàng Ngay Khi Nhận?

Đối với vật tư công nghiệp, nhiều sản phẩm có hình thức tương đối giống nhau nhưng khác biệt về:

Kích thước.
Đường kính.
Chiều dài.
Bước ren.
Vật liệu.
Cấp bền.
Tiêu chuẩn.
Xử lý bề mặt.
Mã sản phẩm.

Chỉ cần giao nhầm một thông số cũng có thể khiến sản phẩm không phù hợp với thiết bị hoặc vị trí lắp đặt.

Việc kiểm tra ngay khi nhận giúp khách hàng:

Phát hiện sớm hàng giao thiếu.
Phát hiện sai chủng loại.
Phát hiện sai kích thước.
Ghi nhận hư hỏng do vận chuyển.
Có hình ảnh và chứng từ rõ ràng để đối chiếu.
Rút ngắn thời gian xử lý đổi trả.

Đặc biệt với đơn hàng số lượng lớn, kiểm tra theo từng kiện hoặc từng nhóm sản phẩm giúp hạn chế nhầm lẫn khi đưa hàng vào kho.

Lợi ích của việc kiểm tra hàng hóa ngay khi nhận

3. Kiểm Tra Số Lượng Hàng Hóa

Khi nhận hàng, khách hàng nên đối chiếu số lượng thực tế với các chứng từ đi kèm.

Có thể căn cứ vào:

Phiếu giao hàng.
Phiếu xuất kho.
Đơn đặt hàng.
Báo giá đã xác nhận.
Hóa đơn nếu được cung cấp tại thời điểm phù hợp.
Danh sách sản phẩm đi kèm đơn hàng.

Nội dung cần kiểm tra gồm:

Tổng số kiện.
Số lượng từng mã hàng.
Số lượng sản phẩm trong từng kiện nếu có thể kiểm đếm.
Số lượng thực nhận so với số lượng đã đặt.

Nếu đơn hàng có nhiều mã sản phẩm, nên kiểm tra lần lượt từng mã để tránh bỏ sót.

4. Kiểm Tra Chủng Loại Sản Phẩm

Khách hàng cần xác nhận sản phẩm thực nhận đúng với loại đã đặt.

Ví dụ đối với bulong – ốc vít cần kiểm tra:

Bulong lục giác ngoài.
Vít lục giác chìm.
Vít đầu bằng.
Vít đầu cầu.
Bulong liền long đền.
Ty ren.
Tán.
Long đền.

Đối với vòng bi hoặc phụ kiện truyền động cần kiểm tra đúng:

Mã sản phẩm.
Series.
Kích thước.
Chủng loại.

Việc nhận diện đúng chủng loại đặc biệt quan trọng đối với các đơn hàng có nhiều mã tương tự nhau.

5. Kiểm Tra Kích Thước Và Quy Cách

Khách hàng nên đối chiếu kích thước thực tế với đơn hàng trước khi đưa sản phẩm vào sử dụng.

Các thông số có thể cần kiểm tra gồm:

Đường kính.
Chiều dài.
Bước ren.
Đường kính trong.
Đường kính ngoài.
Độ dày.
Chiều rộng.
Chiều cao.
Kích thước tiết diện.
Các thông số kỹ thuật đặc thù khác.

Đối với những sản phẩm yêu cầu độ chính xác cao, khách hàng có thể sử dụng dụng cụ đo phù hợp để kiểm tra.

Nếu nghi ngờ sản phẩm có kích thước sai hoặc vượt dung sai, khách hàng nên giữ nguyên hiện trạng và liên hệ Trường Phú để được hỗ trợ xác minh.

6. Kiểm Tra Tiêu Chuẩn Kỹ Thuật

Với các sản phẩm được đặt theo tiêu chuẩn cụ thể, khách hàng nên kiểm tra thông tin đã xác nhận trong đơn hàng.

Các tiêu chuẩn có thể bao gồm:

DIN.
ISO.
TCVN.
JIS.
ANSI.
ASTM.
Các tiêu chuẩn kỹ thuật khác tùy sản phẩm.

Ví dụ, hai loại bulong có cùng đường kính và chiều dài nhưng thuộc tiêu chuẩn khác nhau có thể khác về:

Kích thước đầu.
Chiều dài ren.
Cấp dung sai.
Hình dạng.
Yêu cầu cơ tính.

Vì vậy, đối với đơn hàng dự án hoặc thiết bị có yêu cầu kỹ thuật cụ thể, khách hàng không nên chỉ kiểm tra kích thước tổng thể mà cần đối chiếu cả tiêu chuẩn đã đặt.

7. Kiểm Tra Vật Liệu Và Cấp Bền

Nếu đơn hàng có yêu cầu rõ về vật liệu hoặc cấp bền, khách hàng nên kiểm tra thông tin thể hiện trên:

Bao bì.
Tem nhãn.
Ký hiệu sản phẩm.
Chứng từ kỹ thuật.
Thông tin đơn hàng.

Các loại vật liệu thường gặp có thể gồm:

Thép carbon.
Thép hợp kim.
Inox.
Nhôm.
Đồng.
Nhựa kỹ thuật.

Đối với bulong và vít, cấp bền có thể là:

4.8.
8.8.
10.9.
12.9.
Các cấp khác tùy ứng dụng.

Nếu không thể xác định vật liệu hoặc cấp bền bằng quan sát thông thường, khách hàng nên liên hệ Trường Phú để đối chiếu chứng từ hoặc thông tin lô hàng.

8. Kiểm Tra Tình Trạng Bao Bì

Trước khi mở kiện, khách hàng nên quan sát tình trạng bên ngoài của bao bì.

Cần lưu ý các dấu hiệu như:

Bao bì bị rách.
Thùng bị móp nặng.
Kiện hàng bị bung.
Có dấu hiệu ẩm ướt.
Băng keo bị mở hoặc dán lại bất thường.
Bao bì có dấu hiệu va đập.
Thiếu tem hoặc nhãn nhận diện.
Kiện hàng không còn nguyên trạng.

Nếu phát hiện bất thường, khách hàng nên chụp ảnh hoặc quay video trước khi mở kiện.

Hình ảnh hiện trạng ban đầu sẽ giúp việc xác minh trách nhiệm giữa khách hàng, Trường Phú và đơn vị vận chuyển thuận lợi hơn.

9. Kiểm Tra Ngoại Quan Sản Phẩm

Sau khi mở kiện, khách hàng nên kiểm tra sơ bộ tình trạng sản phẩm.

Một số dấu hiệu cần lưu ý:

Cong.
Móp.
Nứt.
Vỡ.
Biến dạng.
Trầy xước bất thường.
Gỉ sét bất thường.
Lớp mạ bong tróc.
Ren bị dập hoặc biến dạng.
Sản phẩm có dấu hiệu chịu va đập mạnh.

Không phải mọi thay đổi nhỏ về ngoại quan đều ảnh hưởng đến khả năng sử dụng. Tuy nhiên, nếu có dấu hiệu bất thường đáng kể, khách hàng nên ghi nhận trước khi đưa sản phẩm vào lắp đặt.

10. Quy Trình Kiểm Hàng Khi Nhận

Khách hàng có thể thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Kiểm tra số kiện

Đối chiếu số kiện thực nhận với thông tin giao hàng.

Bước 2: Kiểm tra tình trạng bao bì

Quan sát xem kiện hàng có bị rách, móp, ướt hoặc có dấu hiệu bất thường hay không.

Bước 3: Mở kiện và kiểm tra sản phẩm

Đối chiếu:

Tên sản phẩm.
Mã hàng.
Chủng loại.
Quy cách.
Số lượng.
Ngoại quan.

Bước 4: Đối chiếu với chứng từ

So sánh hàng thực nhận với phiếu giao hàng hoặc đơn đặt hàng.

Bước 5: Xác nhận giao nhận

Nếu hàng hóa phù hợp, khách hàng thực hiện xác nhận nhận hàng theo quy trình của đơn vị giao vận hoặc chứng từ giữa hai bên.

Nếu phát hiện sai sót, nên ghi nhận hiện trạng trước khi hoàn tất xác nhận.

Quy trình kiểm tra và xác nhận hàng hóa khi nhận

11. Quy Trình Khi Phát Hiện Giao Thiếu Hàng

Nếu số lượng thực nhận ít hơn số lượng thể hiện trên chứng từ, khách hàng nên:

Kiểm tra lại toàn bộ kiện hàng.
Đối chiếu số kiện đã nhận.
Chụp ảnh các kiện hàng và sản phẩm thực tế.
Ghi nhận số lượng thiếu.
Thông báo cho nhân viên giao hàng nếu có thể.
Liên hệ Trường Phú qua hotline 0989 209 898.

Trường Phú sẽ kiểm tra thông tin xuất kho, giao nhận và phối hợp xác minh.

Nếu xác nhận giao thiếu thuộc trách nhiệm của Trường Phú, công ty sẽ thực hiện bổ sung hoặc thống nhất phương án xử lý phù hợp.

12. Quy Trình Khi Phát Hiện Giao Sai Chủng Loại

Nếu sản phẩm nhận được không đúng với đơn hàng, khách hàng nên:

Không đưa sản phẩm vào sử dụng.
Giữ nguyên bao bì nếu có thể.
Chụp hình sản phẩm.
Chụp hình tem hoặc mã hàng.
Ghi nhận số lượng sản phẩm bị giao sai.
Đối chiếu với đơn đặt hàng.
Liên hệ Trường Phú.

Sau khi xác minh, trường hợp đủ điều kiện sẽ được xử lý theo Chính sách đổi trả hàng hóa.

13. Quy Trình Khi Phát Hiện Sai Kích Thước Hoặc Quy Cách

Nếu sản phẩm có dấu hiệu sai kích thước, khách hàng nên ghi nhận rõ:

Thông số đã đặt.
Thông số thực tế.
Dụng cụ đo được sử dụng.
Hình ảnh thể hiện kết quả đo.
Số lượng sản phẩm có cùng tình trạng.

Đối với sản phẩm có dung sai kỹ thuật, Trường Phú sẽ đối chiếu với tiêu chuẩn tương ứng trước khi xác định sản phẩm có sai quy cách hay không.

14. Trường Hợp Hàng Hóa Bị Hư Hỏng Do Vận Chuyển

Nếu kiện hàng có dấu hiệu bị va đập hoặc sản phẩm bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, khách hàng nên:

Giữ nguyên bao bì.
Chụp ảnh toàn bộ kiện hàng.
Chụp ảnh vị trí hư hỏng.
Quay video khi mở kiện nếu tình trạng bên ngoài đã bất thường.
Ghi nhận thông tin với người giao hàng nếu có thể.
Liên hệ ngay Trường Phú.

Không nên loại bỏ bao bì trước khi quá trình xác minh hoàn tất nếu sự cố có liên quan đến vận chuyển.

Hướng dẫn xử lý hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển

15. Có Được Kiểm Hàng Trước Khi Thanh Toán COD Không?

Đối với đơn hàng COD, khả năng kiểm hàng trước khi thanh toán có thể phụ thuộc vào:

Chính sách của đơn vị vận chuyển.
Hình thức giao hàng.
Loại đơn hàng.
Thỏa thuận đã được xác nhận trước đó.

Khách hàng nên hỏi rõ bộ phận kinh doanh Trường Phú về quyền kiểm tra hàng trước khi xác nhận đơn hàng COD.

Trong trường hợp đơn vị vận chuyển không cho phép mở kiện trước khi thanh toán, khách hàng nên kiểm tra kỹ tình trạng bao bì và quay video quá trình mở kiện sau khi nhận để có căn cứ đối chiếu nếu phát sinh vấn đề.

16. Kiểm Hàng Đối Với Đơn Hàng Số Lượng Lớn

Với đơn hàng có số lượng lớn hoặc nhiều mã vật tư, khách hàng nên tổ chức kiểm hàng theo từng nhóm.

Có thể thực hiện:

Kiểm số kiện trước.
Đối chiếu mã hàng từng kiện.
Kiểm từng nhóm sản phẩm.
Đánh dấu các mã đã kiểm.
Lập danh sách phần còn thiếu hoặc sai nếu có.

Đối với hàng được đóng theo số lượng tiêu chuẩn, khách hàng có thể kiểm tra theo từng thùng hoặc bao kết hợp với thông tin đóng gói.

Nếu yêu cầu kiểm đếm 100% từng sản phẩm, hai bên nên trao đổi trước vì có thể ảnh hưởng đến thời gian giao nhận.

17. Kiểm Hàng Đối Với Đơn Hàng Dự Án

Đơn hàng dự án thường có:

Số lượng lớn.
Nhiều chủng loại.
Giao nhiều đợt.
Phân theo từng hạng mục.
Yêu cầu theo dõi chứng từ chặt chẽ.

Trường Phú khuyến nghị khách hàng bố trí người phụ trách kho hoặc kỹ thuật để phối hợp kiểm nhận.

Hai bên có thể đối chiếu theo:

Danh mục vật tư.
Phiếu giao hàng.
BOQ.
Đơn đặt hàng.
Hợp đồng.
Kế hoạch giao theo từng đợt.

Việc đối chiếu ngay từ từng lần giao giúp hạn chế phát sinh chênh lệch khi tổng hợp cuối dự án.

18. Hỗ Trợ Kiểm Hàng Trực Tiếp Đối Với Đơn Hàng Lớn

Đối với một số đơn hàng dự án hoặc đơn hàng có quy mô lớn, Trường Phú có thể phối hợp bố trí nhân sự hỗ trợ kiểm hàng tại điểm giao khi điều kiện thực tế cho phép.

Khả năng hỗ trợ phụ thuộc vào:

Khu vực giao hàng.
Quy mô đơn hàng.
Tính chất sản phẩm.
Lịch giao nhận.
Yêu cầu của khách hàng.
Thỏa thuận giữa hai bên.

Khách hàng có nhu cầu hỗ trợ kiểm nhận tại chỗ nên trao đổi trước với nhân viên kinh doanh để Trường Phú kiểm tra khả năng bố trí.

19. Khách Hàng Nên Làm Gì Trước Khi Ký Biên Bản Giao Nhận?

Trước khi ký xác nhận, khách hàng nên kiểm tra các nội dung có thể xác minh tại thời điểm giao hàng.

Bao gồm:

Số kiện.
Tình trạng kiện hàng.
Chủng loại.
Số lượng có thể kiểm đếm.
Các sai lệch rõ ràng có thể nhận biết.

Nếu phát hiện vấn đề, khách hàng nên ghi chú tình trạng vào biên bản giao nhận hoặc chứng từ liên quan nếu hình thức giao nhận cho phép.

Không nên ký xác nhận rằng hàng hóa đã đầy đủ và nguyên vẹn khi thực tế đang có sai lệch rõ ràng chưa được ghi nhận.

20. Trường Hợp Đã Ký Nhận Nhưng Sau Đó Mới Phát Hiện Sai Sót

Việc khách hàng đã ký nhận không mặc nhiên đồng nghĩa với việc mọi yêu cầu hỗ trợ sau đó đều bị từ chối.

Tuy nhiên, với các sai lệch có thể kiểm tra ngay tại thời điểm giao như thiếu kiện, rách bao bì hoặc giao nhầm sản phẩm rõ ràng, việc thông báo muộn có thể khiến quá trình xác minh khó khăn hơn.

Nếu sau khi mở kiện hoặc kiểm tra kỹ mới phát hiện:

Thiếu hàng bên trong.
Sai kích thước.
Sai thông số.
Lỗi kỹ thuật.
Hư hỏng không thể nhận biết từ bên ngoài.

khách hàng nên giữ nguyên hiện trạng và liên hệ Trường Phú trong thời gian sớm nhất.

Trường Phú sẽ tiếp nhận và xử lý theo chính sách phù hợp dựa trên tình trạng thực tế và thông tin có thể xác minh.

21. Hình Ảnh Và Video Khi Kiểm Hàng

Với đơn hàng được giao qua đơn vị vận chuyển, đặc biệt là hàng có giá trị lớn hoặc nhiều kiện, khách hàng nên chủ động ghi lại quá trình nhận hàng khi cần thiết.

Hình ảnh/video hữu ích có thể bao gồm:

Tổng thể kiện hàng khi vừa nhận.
Mã vận đơn.
Tình trạng bao bì.
Số lượng kiện.
Quá trình mở kiện.
Tem sản phẩm.
Sản phẩm bị sai hoặc hư hỏng.
Kết quả đo kích thước khi cần đối chiếu.

Những thông tin này giúp quá trình xác minh nhanh và khách quan hơn.

22. Những Việc Không Nên Thực Hiện Khi Phát Hiện Hàng Có Vấn Đề

Nếu sản phẩm đang có dấu hiệu sai hoặc lỗi, khách hàng không nên:

Đưa ngay vào sử dụng.
Lắp đặt.
Cắt.
Khoan.
Hàn.
Tiện.
Phay.
Mài.
Sơn.
Xử lý lại bề mặt.
Thay đổi kết cấu.

Việc gia công hoặc sử dụng có thể làm thay đổi hiện trạng ban đầu và gây khó khăn cho việc xác định nguyên nhân.

23. Phân Biệt Kiểm Hàng Với Kiểm Định Chất Lượng

Kiểm hàng khi nhận chủ yếu nhằm đối chiếu:

Số lượng.
Chủng loại.
Quy cách cơ bản.
Ngoại quan.
Tình trạng đóng gói.

Hoạt động này không đồng nghĩa với kiểm định chuyên sâu về:

Thành phần vật liệu.
Cơ tính.
Độ cứng.
Khả năng chịu tải.
Thành phần hóa học.
Độ dày lớp mạ.
Các tiêu chí cần thiết bị thử nghiệm chuyên dụng.

Nếu dự án yêu cầu chứng chỉ, kiểm định hoặc thí nghiệm chuyên sâu, khách hàng nên thông báo ngay từ giai đoạn yêu cầu báo giá để Trường Phú kiểm tra khả năng đáp ứng.

24. Xử Lý Sau Khi Xác Nhận Sai Sót

Sau khi nhận được phản ánh của khách hàng, Trường Phú sẽ căn cứ vào loại sự cố để áp dụng chính sách phù hợp.

Có thể bao gồm:

Bổ sung hàng thiếu.
Đổi sản phẩm đúng chủng loại.
Đổi sản phẩm đúng kích thước.
Xử lý sản phẩm lỗi.
Phối hợp với đơn vị vận chuyển.
Thực hiện hoàn tiền trong trường hợp phù hợp.

Các trường hợp giao sai, thiếu hoặc lỗi trước khi sử dụng được xử lý theo Chính sách đổi trả hàng hóa.

Các lỗi kỹ thuật phát sinh và thuộc phạm vi bảo hành được xử lý theo Chính sách bảo hành sản phẩm.

25. Chi Phí Xử Lý Khi Sai Sót Thuộc Trách Nhiệm Trường Phú

Nếu quá trình xác minh cho thấy sai sót thuộc trách nhiệm của Trường Phú hoặc nhà cung cấp, chi phí hợp lý phát sinh trực tiếp từ việc thu hồi hoặc giao lại hàng sẽ được xử lý theo Chính sách đổi trả đã công bố.

Trường hợp phát sinh do:

Khách hàng đặt sai thông số.
Cung cấp sai địa chỉ.
Thay đổi nhu cầu sau khi giao.
Hàng đã được gia công hoặc sử dụng.

phương án và chi phí xử lý sẽ được hai bên trao đổi dựa trên tình trạng thực tế.

26. Trách Nhiệm Của Khách Hàng Khi Nhận Hàng

Để đảm bảo quá trình kiểm nhận thuận lợi, khách hàng nên:

Cung cấp đúng địa chỉ nhận.
Bố trí người có trách nhiệm nhận hàng.
Chuẩn bị khu vực nhận hàng phù hợp.
Đối chiếu số kiện.
Kiểm tra bao bì.
Kiểm tra quy cách trong khả năng thực hiện tại thời điểm nhận.
Ghi nhận sai lệch ngay khi phát hiện.
Giữ lại hình ảnh và chứng từ liên quan.
Không tự ý gia công hàng đang có khiếu nại.

27. Trách Nhiệm Của Trường Phú

Trong quá trình giao nhận, Trường Phú có trách nhiệm:

Chuẩn bị hàng theo đơn đã xác nhận.
Phân loại và đóng gói phù hợp.
Cung cấp thông tin giao nhận cần thiết.
Phối hợp xác minh khi khách hàng phản ánh giao sai hoặc thiếu.
Hỗ trợ xử lý các vấn đề thuộc trách nhiệm của Trường Phú.
Phối hợp với đơn vị vận chuyển khi cần xác minh sự cố.
Hướng dẫn khách hàng thực hiện thủ tục đổi trả hoặc bảo hành khi phù hợp.

28. Liên Hệ Khi Phát Hiện Sai Sót Trong Quá Trình Kiểm Hàng

Nếu phát hiện hàng giao thiếu, sai chủng loại, sai kích thước, hư hỏng hoặc có dấu hiệu bất thường, khách hàng vui lòng giữ nguyên hiện trạng và liên hệ Trường Phú trong thời gian sớm nhất.

Hotline: 0989 209 898

Khi liên hệ, khách hàng nên cung cấp:

Thông tin đơn hàng.
Tên sản phẩm.
Mã sản phẩm nếu có.
Nội dung sai lệch.
Số lượng bị ảnh hưởng.
Hình ảnh hoặc video thực tế.

Trường Phú sẽ tiếp nhận, đối chiếu thông tin và hướng dẫn phương án xử lý theo Chính sách đổi trả, Chính sách bảo hành và Chính sách vận chuyển đang áp dụng.

Việc kiểm hàng ngay khi nhận là bước quan trọng giúp bảo vệ quyền lợi khách hàng, giảm thời gian xác minh và hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất hoặc thi công khi có sai sót phát sinh.